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基建部档案管理制度
发布时间2014-04-14      浏览次数:114

基建部档案管理制度

     为了加强规范我院基建工程档案的收集、整理、归档工作,更有效地保护和利用档案资源,充分发挥基建档案在我院工程建设、维修和扩建中的作用,根据《中华人民共和国档案法》,国家建设部、国家质量技术监督局关于《城市建设档案著录规范》,国家档案局、原国家计委联合颁布的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》以及教育部颁发的《普通高等学校档案管理办法》,结合我院的具体情况,制定本细则。

一、凡在基建管理和基本建设工程项目活动过程中形成的、具有保存价值的文字、图表及声像载体材料等,均属基建档案。

二、基建档案由学校档案室统一管理,以确保档案材料的完整、准确、系统、安全和有效利用。

三、基建档案工作要纳入学院基建规划、计划、管理制度和基建人员职责范围之中,做到基建工程一开始就与档案工作同步进行;工程建设过程中,要与竣工材料的积累、整编、审定工作同步进行;工程验收时,要与提交一整套合格的竣工图的验收同步进行。

四、归档的基建文件材料必须对学校当前与长远工作具有参考价值和佐证作用;必须反映基建管理和项目建设的全过程,保证完整、准确、系统;必须遵循其自然形成规律,保持其有机联系与实物完全一致并具有成套性。

五、基建文件材料归档范围:归档主要内容包括综合管理、可行性报告、设计基础材料、设计文件、工程管理文件,施工竣工文件,基建预概算决算等方面。归档的重点是项目建设各个阶段形成的不同载体的材料,特别是包括竣工图在内的全套图纸。

六、基建部门要有一名领导分管档案工作,并配备一名兼职档案人员,负责基建文件材料的收集、立卷和归档工作。

七、基建文件材料的归档流程

(一)形成积累

1、基建部门接到基建项目后,在布置工作计划的同时布置形成积累基建文件材料任务,要做到责任到人,定期检查,做到

各项工程项目形成积累基建文件材料与基建进展同步。

2、基建项目承包给外单位的,由承包单位负责收集、整理承包范围内的基建文件材料,竣工时由承包单位向学校基建部门提交完整、准确、系统的基建档案材料。上述内容应写入项目合同条款,否则院长办公室不予盖学院印章。

3、学校档案部门应随时了解大型基建项目主要的工程进度,督促、指导专兼职档案员及工程技术人员做好基建文件材料的积累工作。

4、基建部门应严格执行基建文件材料的审签制度,明确职责,把好文件材料形成质量关。要检查设计、施工单位基建文件的编号是否统一,要与它所反映的对象相一致,能揭示其性质与特征。

5、使用基建文件材料过程中不允许随便更改,如有更改,必须填写变更通知单,并履行批准手续。

6、归档的基建文件材料必须是原件,使用复印件必须说明原件存放地点,归档资料格式要统一,字迹要工整,图像要清晰,不得用铅笔、圆珠笔或复写纸;归档的底图,格式须按国家制图标准绘制完成;归档的蓝图,规格必须符合国家标准,字、图清晰,用纸优良。

7、工程承包合同或施工协议中要依据国家对编制竣工图的要求,对竣工图的编制、整理、审核、交接、验收做出规定,做好施工记录、交工验收记录和签证等,竣工图必须使用新蓝绘制,按规定加盖“竣工图”标志,并如实填写内容。

8、学校基建部门要定期检查、绘制本校的总平面图以及水、电、通讯等管网图。

(二)整理组卷

9、基建项目结束后,基建部门负责人要督促兼职档案员,组织本项目形成的应归档的基建文件材料的整理组卷工作。

10、根据基建材料的形成规律,按工程项目组卷,一项一卷或若干卷。管理性文件排在整个项目的首卷,其材料按文件性质分别组卷。

11、基建文件材料的排列:正件在前,附件在后;印件在前,原稿在后;批复在前,请示在后。图纸按图的类别序号排列,其顺序为:地质图、初步设计图、建施图、结施图、水电施图、气管图、变更图。

12、基建文件材料采用卷盒方式保管。蓝图以手风琴式折叠成四号图纸的规格,底图采用卷筒或平放两种方式保管。蓝图、底图可以不装订,透明底图必须用缝纫机打图边。

(三)归档验收

13、学校档案部门会同学校基建部门负责基建文件材料的验收工作。基建项目在验收前,档案部门应对准备归档的基建文件材料进行预验收,出具证明,否则不能组织工程竣工验收。未经基建文件材料验收而组织工程竣工验收的,不应加盖项目验收公章。

14、基建项目在验收后两个月内归档。档案部门要认真进行审查、验收归档的档案材料,并在基建档案资料归档说明书上签署意见。基建档案移交应填写移交目录一式两份,连同案卷经档案部门清点无误后,交接双方在移交目录上签字盖章,各执一份存查。

l5、根据国家教委教办(1993)429号文件规定,学校基建部门应从基建总投资中扣留5%作为基建档案保证金,基建档案材料归档验收合格后发还。基建档案材料不齐全、不归档,不予返还保证金。

八、基建文件材料归档后,在改建、维修中所产生的基建文件材料,基建部门应随时整理,向档案部门补充归档。对已归档的基建材料未经批准,严禁更改已归档的任何基建材料。

九、档案部门对补充归档的基建文件材料应及时整理编目。

十、本细则自印发之日起执行

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